Processo di certificazione
Accordo di certificazione:
L’attuale processo di certificazione è una questione relativamente semplice.
Infatti, la maggior parte degli schemi di certificazione segue lo stesso processo di base (tuttavia, ci sono alcune notevoli eccezioni, indicate in base alle eccezioni), che è delineato di seguito:
A un potenziale cliente verrà chiesto di fornire le seguenti informazioni al fine di generare un preventivo per i servizi di certificazione:
a) L’ambito desiderato della certificazione;
b) Dettagli pertinenti dell’organizzazione richiedente come richiesto dallo schema di certificazione specifico, compreso il suo nome e l’indirizzo (es) del suo sito (s), i suoi processi e le sue operazioni, risorse umane e tecniche, funzioni, relazioni e eventuali obblighi legali pertinenti;
c) Identificazione dei processi in outsourcing utilizzati dall’organizzazione che influiranno sulla conformità ai requisiti;
d) Le norme o altri requisiti per i quali l’organizzazione richiedente sta cercando la certificazione;
e) Se la consulenza relativa al sistema di gestione da certificare è stata fornita e, in caso affermativo, da chi.
Al ricevimento delle informazioni di cui sopra, è effettuata una revisione basata sulla richiesta e sulle informazioni supplementari per la certificazione presentata dal cliente. A seguito della revisione dell’indagine, l’URS accetta o rifiuta di fornire un preventivo formale per la certificazione.
Una quotazione formale è quindi rilasciata al cliente. Qualora il cliente accetti per iscritto il preventivo, URS esegue una revisione del contratto e produce un programma di audit e determina i requisiti del Lead Auditor (s) per l’attività di certificazione.
Audit della fase 1:
A seguito della revisione, viene eseguito un audit di fase 1 per tutti i nuovi clienti – gli obiettivi di una fase 1 sono:
a) Rivedere le informazioni documentate del sistema di gestione del cliente;
b) Valutare le condizioni site-specific del cliente e intraprendere discussioni con il personale del cliente per determinare la preparazione per la fase 2 (audit formale in loco);
c) Rivedere lo stato e la comprensione del cliente in merito ai requisiti della norma, in particolare per quanto riguarda l’identificazione delle prestazioni chiave o aspetti significativi, processi, obiettivi e funzionamento del sistema di gestione;
d) Ottenere le informazioni necessarie in merito alla portata del sistema di gestione, tra cui:
- il sito/i del cliente(i);
- processi e attrezzature utilizzate;
- livelli di controlli stabiliti (in particolare in caso di clienti multisiti);
- requisiti di legge e normativi applicabili;
- rivedere l’assegnazione delle risorse per la fase 2 e concordare i dettagli della fase 2 con il cliente.
f) Fornire un focus per la pianificazione della fase 2 acquisendo una sufficiente comprensione del sistema di gestione del cliente e delle operazioni del sito nel contesto dello standard del sistema di gestione o di altro documento normativo.
g) Valutare se gli audit interni e le revisioni di gestione sono in fase di pianificazione ed esecuzione, e che il livello di implementazione del sistema di gestione dimostra che il cliente è pronto per la fase 2.
Per la maggior parte dei sistemi di gestione, almeno una parte dell’audit della fase 1 dovrà essere effettuata presso la sede dei clienti al fine di raggiungere gli obiettivi sopra indicati.
Al completamento dell’audit della fase 1, verrà generato e fornito un rapporto al cliente che documenta le conclusioni per quanto riguarda il conseguimento degli obiettivi della fase 1 e la disponibilità per la fase 2 deve essere comunicata al cliente; compresa l’identificazione di eventuali aree di preoccupazione che potrebbero essere classificate come non conformità durante l’audit della fase 2.
Se l’esito dell’audit della fase 1 è soddisfacente, anche se con punti minori sollevati, l’auditor concorderà una data per l’avvio dell’audit della fase 2.
Qualora l’esito non sia soddisfacente (punti principali sollevati) e l’auditor non ritenga che il cliente sia pronto a procedere all’audit della fase 2, l’audit della fase 2 non sarà programmato fino a quando il cliente non avrà avuto il tempo sufficiente per risolvere i punti sollevati nel rapporto di audit della fase 1.
Audit della fase 2:
Viene condotto un audit della fase 2 per valutare l’implementazione, compresa l’efficacia del sistema di gestione del cliente. La fase 2 si svolge presso il sito/i del cliente. Essa comprende l’audit di almeno quanto segue:
a) Informazioni e prove sulla conformità a tutti i requisiti della norma del sistema di gestione applicabile o di altri documenti normativi.
b) Monitoraggio delle prestazioni, misurazione, reporting e revisione rispetto agli obiettivi e agli obiettivi chiave di performance (coerenti con le aspettative nello standard del sistema di gestione applicabile o in un altro documento normativo).
c) La capacità del sistema di gestione del cliente e le sue prestazioni in merito alla soddisfazione dei requisiti legali, normativi e contrattuali applicabili.
d) Controllo operativo dei processi del cliente.
e) revisione interna di auditing e gestione.
f) Responsabilità di gestione per le politiche del cliente e capacità di correggere emesse sollevate dal sistema.
Raccomandazione per la certificazione:
Al termine dell’audit della fase 2, il team di audit analizzerà e esaminerà tutte le informazioni e le prove di audit raccolte durante gli audit della fase 1 e della fase 2 e presenterà i risultati e le conclusioni dell’audit.
Verrà generato e dato un report al cliente.
• Qualora non siano state sollevate preoccupazioni (discrepanze o non conformità), la registrazione sarà raccomandata dal Lead Auditor.
• Dove ci sono preoccupazioni minori (discrepanze) sollevate, il cliente dovrà chiudere le preoccupazioni prima che la registrazione venga raccomandata.
• Le principali preoccupazioni (non conformità) sollevate devono essere chiuse dal cliente, tuttavia un riassunto limitato del cliente può essere richiesto per chiudere efficacemente le principali preoccupazioni entro 6 mesi dopo l’ultimo giorno di audit della fase 2, nel caso in cui vada oltre questo, l’altra fase 2 deve essere effettuata prima di raccomandare la certificazione.
Rilascio del certificato:
Una volta raccomandata la registrazione e rilasciato un certificato, il cliente sarà inserito in un regime di sorveglianza concordato. Questi sono condotti in loco presso la periodicità prescritta.
Nota- per ISO 22000 / FSSC 22000 Scheme, Stage 2 Audit dovrebbe essere condotto entro 6 mesi dalla data di audit della fase 1, altrimenti la fase 1 da ripetere per procedere per l’audit della fase 2.
Audit di sorveglianza:
Gli audit di sorveglianza sono effettuati almeno una volta in un anno civile. La data del primo audit di sorveglianza dopo la certificazione iniziale non è superiore a 12 mesi dalla data di decisione di certificazione. Si noti che è necessario un audit formale di ri-certificazione per riemettere un nuovo certificato di registrazione dopo la durata di tre anni del certificato rilasciato.
Le attività di sorveglianza comprendono l’audit in loco del sistema di gestione certificato del sistema di gestione dei requisiti specifici rispetto alla norma a cui è concessa la certificazione.
Ciascun audit di sorveglianza per la pertinente norma del sistema di gestione comprende, come minimo, il seguente campionamento di audit:
a) Audit interni e attività di revisione della gestione.
b) Una revisione delle azioni intraprese sulle non conformità identificate durante gli audit precedenti.
c) Il sistema di gestione dei reclami e i registri.
d) Efficacia del sistema di gestione per quanto riguarda il raggiungimento degli obiettivi del cliente certificato e dei risultati previsti del rispettivo sistema di gestione (s).
e) Progressi delle attività previste volte al miglioramento continuo.
f) Continuare il controllo operativo.
g) Revisione di eventuali modifiche.
h) Utilizzo dei marchi e/o di ogni altro riferimento alla certificazione.
Pertanto, una relazione scritta sarà emessa alla chiusura di ogni visita di sorveglianza e non prevedendo punti di non conformità importanti, verrà mantenuta la registrazione continuata.
Altre attività di sorveglianza possono comprendere:
a) Richieste dall’ente di certificazione al cliente certificato su aspetti di certificazione.
b) Rivedere le dichiarazioni di qualsiasi cliente certificato rispetto alle sue operazioni (ad esempio materiale promozionale, sito web).
c) Richieste al cliente certificato di fornire informazioni documentate (su supporti cartacei o elettronici).
d) Altri mezzi per monitorare le prestazioni del cliente certificato.
Audit di ri-certificazione:
Il certificato iniziale di registrazione è valido per un periodo di tre anni, a condizione che il cliente sia conforme al Regolamento di Certificazione, e le visite di sorveglianza programmate durante il triennio siano soddisfacenti.
Prima della fine del periodo di certificazione di tre anni, viene condotta una revisione triennale di tutti i precedenti rapporti di visita e quindi viene eseguito un audit di rivalutazione completo per garantire che tutto sia in modo che venga rilasciato un nuovo certificato, valido per un ulteriore periodo di tre anni. L’audit di ricertificazione potrebbe essere necessario includere un audit della fase 1 in situazioni in cui ci sono state modifiche significative al sistema di gestione, al cliente o al contesto in cui il sistema di gestione è operativo (ad esempio, modifiche della legislazione). Il processo si ripete come descritto sopra per ogni certificato di registrazione di 3 anni.
L’audit di ricertificazione comprende un audit in loco che affronta quanto segue:
- L’efficacia del sistema di gestione nella sua interezza alla luce dei cambiamenti interni ed esterni e la sua continua rilevanza e applicabilità all’ambito della certificazione.
- Dimostrato impegno a mantenere l’efficacia e il miglioramento del sistema di gestione al fine di migliorare le prestazioni complessive.
- L’efficacia del sistema di gestione per quanto riguarda il raggiungimento degli obiettivi del cliente certificato e i risultati previsti del rispettivo sistema di gestione (s).
Pertanto, una relazione scritta sarà rilasciata alla chiusura della visita di ricertificazione e che non verranno sollevati punti di non conformità importanti, sarà raccomandata la ricertificazione e verrà rilasciato un nuovo certificato.
Qualora vi siano preoccupazioni minori (discrepanze) sollevate, il cliente dovrà chiudere le preoccupazioni prima della data di scadenza della certificazione esistente. La data di scadenza della nuova certificazione può essere basata sulla data di scadenza della certificazione esistente. La data di rilascio di un nuovo certificato è della decisione di ricertificazione o successiva.
Nel caso in cui l’audit di ricertificazione non sia stato completato o URS non sia in grado di verificare l’attuazione delle correzioni e delle azioni correttive per qualsiasi principale non conformità prima della data di scadenza della certificazione, la data di rilascio corrente del certificato è la data della data di decisione del certificato e la data di scadenza è basata sul ciclo di certificazione precedente, NON 3 anni dalla data della presente data di decisione.
A seguito della scadenza della certificazione, la certificazione può essere ripristinata entro 6 mesi, a condizione che le attività di ricertificazione in sospeso siano completate, altrimenti deve essere effettuata almeno una fase 2. La data di rilascio corrente del certificato è di o dopo la decisione di ricertificazione e la data di scadenza si basa sul ciclo di certificazione precedente.
Audit speciale:
L’URS effettua audit speciali alle seguenti condizioni,
- Estensione dell’ambito di certificazione già concesso, su richiesta del cliente. Questo potrebbe essere incrociato con audit di sorveglianza / ricertificazione di routine.
- Per indagare sui reclami ricevuti sul cliente.
- Audit di follow-up in caso di sospensione.
- Audit di follow-up per la non conformità maggiore riportati in uno qualsiasi degli audit, vale a dire certificazione, sorveglianza e ri-certificazione
- Cambiamenti nei requisiti di certificazione
- Trasferimento della certificazione
- I risultati durante un audit sono così gravi o numerosi che una rivisitazione è ritenuta necessaria per confermare che sono state intraprese azioni correttive ed è efficace.
- Il numero di forza lavoro è aumentato così tanto, rispetto alla quotazione CMS originale, che sono necessari giorni-uomo in più per coprire tutte le attività. I giorni-uomo in più saranno assegnati come SVs fino alla prossima Triennial Review quando il totale dei giorni-uomo sarà rivisto e ri-quotato. Questo deve essere spiegato al cliente.
Eccezioni
Ispezioni spot (solo per R2):
Un’ispezione spot è una valutazione non annunciata o annunciata condotta da SERI o dal suo designato di una struttura R2. Come parte del programma di controllo qualità di SERI e autorizzato nel Contratto di strutture certificate R2, SERI può condurre periodicamente ispezioni spot delle strutture certificate R2.
AS9100 e Schemi associati:
Per una comprensione dettagliata dei requisiti aggiuntivi che un cliente deve osservare, per quanto riguarda lo schema aerospaziale, fare riferimento ai requisiti AS 9104/1 per i programmi di certificazione del sistema di gestione della qualità dell’aviazione, dello spazio e della difesa
IATF 16949:
Per una comprensione dettagliata dei requisiti aggiuntivi che un Cliente deve osservare, per quanto riguarda lo schema IATF, fare riferimento alle regole Regola 6th – IATF per il raggiungimento e il mantenimento del riconoscimento IATF 6a edizione
FSSC 22000:
Per una comprensione dettagliata dei requisiti aggiuntivi che un Cliente deve osservare, per quanto riguarda lo schema FSSC, fare riferimento alla certificazione del sistema di gestione della sicurezza alimentare dello schema 6.0.0 FSSC 22000
1. Gestione non conformità:
Per la NC minore: l’organizzazione fornisce all’URS prove oggettive della correzione, prove di un’indagine sui fattori causali, sui rischi esposti e sul piano d’azione correttivo proposto (PAC);
L’approvazione dell’URS è completata entro 28 giorni di calendario dopo l’ultimo giorno dell’audit. Il superamento di tale termine comporta una sospensione del certificato o, in caso di audit iniziale, l’audit della fase 2 si ripete.
Non conformità maggiore: la principale non conformità è chiusa dalla BC entro 28 giorni di calendario a decorrere dall’ultimo giorno dell’audit. Quando il maggiore non può essere chiuso in questo periodo di tempo, il certificato deve essere sospeso.
Non conformità critica: quando una non conformità critica viene sollevata presso un’organizzazione certificata, il certificato è sospeso entro 3 giorni lavorativi dal rilascio, per un periodo massimo di sei (6) mesi. L’organizzazione fornisce alla BC prove oggettive di un’indagine sui fattori causali, sui rischi esposti e sulla PAC proposta. Ciò è fornito al CB entro 14 giorni di calendario dall’audit;
2. Audit non annunciati:
Per ciascuna organizzazione certificata almeno un audit di sorveglianza è effettuato senza preavviso dopo l’audit di certificazione iniziale e nell’ambito di ogni periodo di tre (3) anni. L’audit di certificazione iniziale (fase 1 e fase 2) non può essere eseguito senza preavviso. L’organizzazione una volta certificata può scegliere volontariamente di condurre tutti gli audit (sorveglianza e ricertificazione) come non annunciato.
Processo di GHG per la convalida e la verifica:
Il processo di convalida e verifica nell’ambito del sistema di gas a effetto serra differisce da altri regimi. In particolare, questo schema non comporta un audit della fase 1 o della fase 2 e la validità della certificazione non è di 3 anni. Rilasciamo invece dichiarazioni o rapporti contro la convalida o la verifica per lo schema GHG.
I requisiti di processo sono descritti di seguito:
a. Pre-impegno, coinvolgimento e contratto.
b. Approccio & pianificazione.
c. Esecuzione di convalida e verifica.
d. Revisione e decisione della dichiarazione di convalida/verifica/relazione.
E. Gestire appelli e denunce, fatti scoperti dopo la questione delle dichiarazioni.
F. Registrazioni.
g. Fatti scoperti dopo la convalida/verifica.
Applicazione:
Il processo di candidatura prevede che il team di URS invii un modulo di richiesta del cliente per raccogliere informazioni pertinenti sulle specifiche del cliente e del progetto.
Recensione dell’applicazione:
Nel processo di richiesta di revisione, il team URS valuta la domanda e la sottopone al nostro portale interno ‘IMS’. Una volta che l’applicazione è finalizzata, il team URS lo riconosce.
Condividi l’applicazione/quotazione:
Dopo aver finalizzato la domanda, sottoponiamo l’accordo e la quotazione al cliente per la loro considerazione e accettazione.
Piano di Validazione/Verifica:
Dopo aver ricevuto la conferma del cliente, il team URS seleziona un validatore / verificatore in base alle esigenze del settore e notifica il team di convalida / verifica per confermare con il cliente e organizzare una visita al sito.
Esecuzione di convalida/verifica:
Durante l’esecuzione di convalida / verifica, il team URS condivide un piano VV con il cliente, su misura per le esigenze del settore e conferma la data di visita del sito dopo la conferma del team di convalida / verifica.
Revisione/decisione della convalida/versione relazione finale o dichiarazione:
Dopo la verifica/convalida del sito, il team VV presenta il proprio rapporto finale a un revisore indipendente. Se sono necessarie correzioni, il Revisore solleva query e fornisce feedback al team VV per il perfezionamento dei report.
Emissione di dichiarazione:
Una volta che il rapporto è finalizzato, il team di convalida / verifica lo condivide con il cliente, ottiene il loro feedback e conclude il processo.
Note:
Come affermato in precedenza, il processo sopra descritto è in sostanza lo stesso per tutti gli schemi certificabili offerti. Tuttavia, alcuni schemi hanno una leggera variazione dei requisiti, ma tali variazioni sono consigliate dall’apposito gruppo di certificazione Scheme.
La guida sui requisiti del giorno dell’uomo è pubblicata dalla IAF e, come tale, il cliente può verificare se i tempi indicati sono ragionevoli ed equi.
